Как автоматизировать закупки в ресторанной сети

Для небольшого ресторана или кафе организация закупок — не самый трудоемкий процесс, хотя свои подводные камни имеются. Но когда речь идет о целой сети ресторанов или производстве с несколькими цехами, ситуация значительно усложняется. Давайте рассмотрим проблемы, которые возникают в процессе закупок у большинства сетей, и как их можно решить.

Как правило, в ресторанной сети есть один или несколько менеджеров по закупкам. Они звонят и договариваются с управляющими и поставщиками, вручную мониторят цены, ведут учет на бумаге или в таблицах Excel. Пропустил скидку или не успел заказать колбасу — ресторан теряет деньги.Но менеджер — не единственный сотрудник, который влияет на своевременность поставок и себестоимость блюд. Заявки формирует шеф-повар, администратор или управляющий. К сожалению, в большинстве случаев это делается "на глаз". Еще один минус традиционной схемы работы — то, что общение между ресторанами и центральным офисом происходит по телефону или электронной почте. Централизованное документирование отсутствует. В случае, если продукты слишком быстро закончатся, или не успеют прибыть вовремя, найти виновного сотрудника крайне сложно.

Самый ответственный и в то же время трудоемкий этап — работа менеджера с поставщиками. Нужно запрашивать прайс-листы, уточнять цены и условия, заключать договоры, а затем работать с заявками и оформлять документы. Такой объем бумажной работы занимают массу времени и сил. В голове приходится держать много цифр и деталей, а из-за этого увеличивается риск где-то ошибиться.

Когда в ресторан прибывает автомобиль с заказанными продуктами, часто случается суматоха. Приходные накладные не сразу доходят до отдела закупок, а иногда и вовсе теряются. Из-за этого приход учитывается не вовремя или неточно, возникают ошибки в складском учете. А найти и исправить их постфактум трудоемко и сложно.



Создавать плановые заявки поставщикам легко и быстро: Tillypad сам рассчитает рекомендуемый объем заказа исходя из норм расхода продукта в конкретном ресторане и сроков его поставки. Заявка сформируется тогда, когда продукт начнет заканчиваться, а значит, на складе будут только свежие ингредиенты.Организуете банкет или вводите новое блюдо? Не проблема. Для этого в Tillypad существуют оперативные заявки, с помощью которых можно заказать любые продукты в необходимом объеме. Нормы ежедневного расхода и текущие остатки учитываться не будут — объем и сроки указываете вы сами.С "Закупками" от Tillypad работа менеджера существенно упрощается, ведь все данные собраны в одной системе. Заявки с ресторанов и информация о поставщиках хранятся в одном месте, вся переписка документируется. Так, для объединения заявок с нескольких ресторанов и отправки их поставщикам потребуется всего несколько секунд. При этом Tillypad следит, чтобы продукты закупались по самым выгодным ценам, и рекомендует поставщиков с самыми выигрышными предложениями. Как следствие, фудкост и ФОТ сокращаются, а прибыль бизнеса растет.Когда приходит автомобиль с поставкой, приходные накладные уже созданы — они автоматически формируются на основании заявок поставщикам. Кладовщику, принимающему продукты, остается только изменить статус накладной, а менеджеру по закупкам центрального офиса — проверить цены и провести накладную.

Поскольку вся история закупок и связанные с ней операции хранятся в Tillypad, ресторан обладает постоянно пополняемой базой по расходам продуктов и надежности поставщиков. На основании истории закупок система не только формирует заявки, но и контролирует другие значимые параметры. В случае отклонения от нормы система выдает предупреждение. Это может быть разница цен в заявке и приходной накладной, окончание срока действия договоров с поставщиками или неполная поставка. Данные по ответственным лицам со стороны ресторана и со стороны офиса тоже прилагаются, поэтому вы легко разберетесь в ситуации.Благодаря автоматизации типовых процессов в закупках можно высвободить часть персонала, избежать неправильно сформированных заявок со стороны ресторанов, контролировать ответственных сотрудников офиса и работу поставщиков. В выигрыше будут все!

Читайте также:

Ошибки рестораторов при найме и управлении сотрудниками