АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕСТОРАНОВ И ПРЕДПРИЯТИЙ ИНДУСТРИИ РАЗВЛЕЧЕНИЙ
АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕСТОРАНОВ
RU
Этот текст пока недоступен на русском языке. Приносим свои извинения за неудобства.
EN
This text is not yet available in other languages. We apologize for the inconvenience.
15.02.2019

Как автоматизировать закупки в ресторанной сети

Для небольшого ресторана или кафе организация закупок — не самый трудоемкий процесс, хотя свои подводные камни имеются. Но когда речь идет о целой сети ресторанов или производстве с несколькими цехами, ситуация значительно усложняется. Давайте рассмотрим проблемы, которые возникают в процессе закупок у большинства сетей, и как их можно решить.

Проблема №1. Сотрудники ошибаются
Как правило, в ресторанной сети есть один или несколько менеджеров по закупкам. Они звонят и договариваются с управляющими и поставщиками, вручную мониторят цены, ведут учет на бумаге или в таблицах Excel. Пропустил скидку или не успел заказать колбасу — ресторан теряет деньги.Но менеджер — не единственный сотрудник, который влияет на своевременность поставок и себестоимость блюд. Заявки формирует шеф-повар, администратор или управляющий. К сожалению, в большинстве случаев это делается "на глаз".
На складе закончились огурцы? Давайте закажем еще 20 кг. А в итоге продуктов либо не хватает, либо их приходится выкидывать.
Проблема №2. Действия не документируются
Еще один минус традиционной схемы работы — то, что общение между ресторанами и центральным офисом происходит по телефону или электронной почте. Централизованное документирование отсутствует. В случае, если продукты слишком быстро закончатся, или не успеют прибыть вовремя, найти виновного сотрудника крайне сложно.

Проблема №3. Много бумажной работы
Самый ответственный и в то же время трудоемкий этап — работа менеджера с поставщиками. Нужно запрашивать прайс-листы, уточнять цены и условия, заключать договоры, а затем работать с заявками и оформлять документы. Такой объем бумажной работы занимают массу времени и сил. В голове приходится держать много цифр и деталей, а из-за этого увеличивается риск где-то ошибиться.

Проблема №4. Накладные теряются
Когда в ресторан прибывает автомобиль с заказанными продуктами, часто случается суматоха. Приходные накладные не сразу доходят до отдела закупок, а иногда и вовсе теряются. Из-за этого приход учитывается не вовремя или неточно, возникают ошибки в складском учете. А найти и исправить их постфактум трудоемко и сложно.

К счастью, на рынке есть решения, которые автоматизируют весь процесс закупок ресторанов и ресторанных сетей. Одно из таких решений — система Тиллипад "Закупки", благодаря которой можно обеспечить бесперебойное снабжение складов продуктами и освободить до 40% персонала. Расскажем подробнее о том, как она решает вышеперечисленные проблемы.


Решение №1. Создание плановых и оперативных заявок
Создавать плановые заявки поставщикам легко и быстро: Tillypad сам рассчитает рекомендуемый объем заказа исходя из норм расхода продукта в конкретном ресторане и сроков его поставки. Заявка сформируется тогда, когда продукт начнет заканчиваться, а значит, на складе будут только свежие ингредиенты.Организуете банкет или вводите новое блюдо? Не проблема. Для этого в Tillypad существуют оперативные заявки, с помощью которых можно заказать любые продукты в необходимом объеме. Нормы ежедневного расхода и текущие остатки учитываться не будут — объем и сроки указываете вы сами.
Решение №2. Работа из интерфейса "Активные закупки"
С "Закупками" от Tillypad работа менеджера существенно упрощается, ведь все данные собраны в одной системе. Заявки с ресторанов и информация о поставщиках хранятся в одном месте, вся переписка документируется. Так, для объединения заявок с нескольких ресторанов и отправки их поставщикам потребуется всего несколько секунд. При этом Tillypad следит, чтобы продукты закупались по самым выгодным ценам, и рекомендует поставщиков с самыми выигрышными предложениями. Как следствие, фудкост и ФОТ сокращаются, а прибыль бизнеса растет.
Решение №3. Прием поставки
Когда приходит автомобиль с поставкой, приходные накладные уже созданы — они автоматически формируются на основании заявок поставщикам. Кладовщику, принимающему продукты, остается только изменить статус накладной, а менеджеру по закупкам центрального офиса — проверить цены и провести накладную.

Решение №4. Хранение данных и контроль качества
Поскольку вся история закупок и связанные с ней операции хранятся в Tillypad, ресторан обладает постоянно пополняемой базой по расходам продуктов и надежности поставщиков. На основании истории закупок система не только формирует заявки, но и контролирует другие значимые параметры. В случае отклонения от нормы система выдает предупреждение. Это может быть разница цен в заявке и приходной накладной, окончание срока действия договоров с поставщиками или неполная поставка. Данные по ответственным лицам со стороны ресторана и со стороны офиса тоже прилагаются, поэтому вы легко разберетесь в ситуации.
Благодаря автоматизации типовых процессов в закупках можно высвободить часть персонала, избежать неправильно сформированных заявок со стороны ресторанов, контролировать ответственных сотрудников офиса и работу поставщиков. В выигрыше будут все!
Читайте также:
Ошибки рестораторов при найме и управлении сотрудниками


Понравилась статья? Поделитесь ей с друзьями:
Свяжитесь
с нами
Google+