Как выбрать сильного управляющего или директора в ресторан

Где найти директора? Где взять хорошего управляющего в ресторан? Как правильно выбрать менеджера на управление кафе или доставкой еды? Такими вопросами задаются тысячи собственников ресторанов. Вопрос непростой, так как требует комплексного подхода и не имеет готового решения.

Согласитесь, большая разница — ищет ли директора сеть из 20 ресторанов на проходной объект в центре Москвы или ищет управляющего маленькое кафе в Вологодской области. Огромное значение при выборе управляющего имеет опыт самого собственника. Его понимание сферы общепита, его видение результатов работы сотрудников. Скажу прямо, если у вас нет опыта в общепите на руководящих должностях, и вы только начинаете вести бизнес, то, скорее всего, вы не с первого раза выберете достойного кандидата.

Часто я вижу у новеньких рестораторов слабых директоров. Да, это могут быть люди с опытом в общепите, отработавшие директорами многие годы. Но секрет многих должностей в том, что стаж ничего не значит вообще! Человек мог отработать пол жизни в сетевом ресторане, вырасти там из официанта в директора, и при этом не понимать важность элементарных вещей и отчетов. Везде разный подход к работе, и в разных сетях и ресторанах директора подчас исполняют разные роли и проходят разную подготовку. Часто они не проходят никакой подготовки вообще.

Управляющий рестораном — это сборное понятие. Как маркетолог, который у кого-то и соцсети ведет, и таргет настраивает, и обучает персонал, а еще вышивает и готовит на выходные. Обязанности директора в сетевом заведении и в столовой на первый взгляд похожи, но состав их разный. Содержание и схема работы может сильно отличаться.При поиске управляющего в ресторан рекомендую начать с составления должностных обязанностей. Причем важно не скачать их с просторов интернета, а прописать самостоятельно. Даже если вы не в теме, и это ваш первый ресторан. Вам нужно для себя понять, зачем вам нужен управляющий. Каких действий вы хотите от него. От чего он должен вас освободить, что должен контролировать. Поэтому главное задание — это описание должности своими словами. Берем лист бумаги или ноутбук и пишем детально все, что вы считаете нужным упомянуть. Для удобства начните с ежемесячных обязанностей. Затем опишите еженедельные обязанности. Затем ежедневные. Самое главное — пишите больше, расписывайте подробно.

Если вы собственник, и составляете обязанности для управляющего, стоит прописать и ваши обязанности как ресторатора. Сравнив и оценив свой опыт и навыки, вы поймете, что можете делать сами, а что лучше делегировать профессионалам. Также это поможет вам очертить границу и понять, где ваша зона ответственности, а где — управляющего.

Почему важна ясность? Чтобы вы знали не «стандартные обязанности управляющего», а понимали буквально каждое действие, которое будет выполнять ваш будущий директор.



Двигаемся дальше. Вы написали список обязанностей, и теперь лучше видите, что именно должен делать управляющий. Далее нужно перенести все обязанности в электронный формат (Word или Excel), пронумеровать их и упорядочить. Затем — выстроить их по степени важности и разделить на ежемесячные, недельные и ежедневные, если вы пропустили этот шаг ранее. 

Еще раз прочитайте все пункты. Каждый из них легко и понятно читается? Нет двусмысленности и различного толкования? Если все в порядке, переходим к следующему шагу — делаем первичную инструкцию.

Вы заводите второй файл, в нем пишете каждый пункт из списка обязанностей и расписываете его подробно, по действиям. Допустим, у вас есть пункт «контроль чистоты в помещении ресторана» или «контроль исполнения администратором своих функций по поддержанию чистоты». В инструкции вы должны подробно и детально описать, как вы хотите, чтобы управляющий проверял и обеспечивал эту чистоту.
Зачем это нужно? Потому что даже на самые простые действия у будущего директора или менеджера будет свой взгляд. А вам нужны четкие действия, чтобы потом не было недопонимания.Инструкции директора тоже должны быть такими подробными. Чтобы человек не мог делать ненужные лишние действия или трактовать их по своему. Чтобы описанная в инструкции задача была сделана буквально, от начала и до конца.

Читайте также:

Стандарты сервиса в ресторане: как улучшить качество обслуживания

Если вы прожженный ресторатор, открывающий по паре ресторанов между завтраком и обедом, то вам, наверняка, не нужна эта статья. Но по моему опыту, когда у ресторатора идут только первые годы в бизнесе, он не всегда до конца понимает, что должен делать управляющий, а главное — каким образом.

Если у вас нормальные условия, то к вам придут и адекватные управленцы. Но с ними еще нужно уметь работать, взаимодействовать. Не до конца понимая процессы в своем заведении, вы можете и управленца выбрать, руководствуясь сложными представлениями об обязанностях. Специалистов много, опыт у всех разный. А вам нужно подобрать управляющего с опытом и пониманием вашей концепции, специалиста, который сможет работать с вашей командой и не разогнать их. И самое главное — этот человек должен хорошо взаимодействовать с вами. Понимать ваши решения, указания, видение.



Как оценить адекватность человека? Как понять, готов ли он работать с вами, обладает ли он нужной квалификацией? Со всеми кандидатами нужно проводить первичное собеседование. Изучать анкеты. Если у вас стоит очередь в коридоре, и новые кандидаты ломятся в двери ресторана, то после первичного собеседования стоит отобрать наиболее интересные анкеты и резюме. Если кандидатов совсем мало, нужно провести со всеми второе собеседование. Если кандидатов критически мало, и на второе собеседование почти никто не пришел, то проблемы где-то на вашей стороне. Скорее всего, вы предлагаете не те деньги, слишком много обязанностей, неудобный график. А возможно, вы сами не производите впечатление человека, с которым хочется работать в ресторане. Извините, но так тоже часто бывает.

Иногда стоит задуматься и подкорректировать свои слова, речевые обороты. Говорить нужно более конкретно и по существу. Я бы рекомендовал вообще убрать «понты» из лексикона. Рассказы о том, как вы объехали весь мир 25 раз, о том, что все мишленовские повара — ваши друзья и так далее. Мы занимаемся бизнесом.Итак, когда у вас есть несколько кандидатов на позицию, с ними можно встретиться и пообщаться уже в более спокойной обстановке. И за чашкой чая дать следующее задание — составить подробный план своей работы на ближайшие один-два месяца. Детальный, обоснованный, четкий, пошаговый. С разбивкой по неделям, например. В экселевской таблице или на ватмане — не столь важно. Главное — оценить, кто сделает это более детально, качественно, понятно и максимально приближенно к вашему ресторану. Сразу описывайте кандидатам задание подробно. Они должны не просто написать список абстрактных дел в духе «первые две недели вхожу в курс дела». Какого дела? В какой курс? Управляющий должен описать детально, как и каким образом он будет входить в этот курс дела.

Если среди кандидатов будет явный лидер, но и другие работы окажутся неплохими, не спешите посылать остальных подальше. Присмотритесь к лидеру, поговорите с ним еще раз. Часто рядом с ним могут быть неплохие ребята, которым, возможно, не хватило видения, или они привыкли работать по-простому. Главное — это адекватность человека, его опыт и то, насколько он может быть полезен вашему бизнесу. Иногда простой управленец, который работает в зале и на кухне, может быть ценнее, чем организатор, сидящий по горло в Excel и не понимающий людей.

Итак, из планов вы выбираете самые детальные и конкретные варианты. Оцениваете уровень мышления и видения кандидатов. Затем с теми, кто вам показался наиболее продвинутым, изучаете обязанности и инструкции, обсуждаете детали. Если есть интересные кандидаты, тоже проведите с ними встречу. Обсудите возможность выхода в дальнейшем, если вдруг что-то пойдет не так. Возьмите номера телефонов, контакты в соц.сетях, почту. 

Если обе стороны все устраивает, наиболее перспективный кандидат может сразу приступать к работе. Самое первое задание — составить свой план работы на основе вашего предварительного плана, обязанностей и инструкций. Настоящий профи, скорее всего, сможет усилить ваш документ. Возможно, переставит акценты или предложит иную схему работы. Главное — ваши прописанные обязанности должны закрываться и процессы не должны прерываться. Совместно нужно разработать регламент работы с управляющим. Как будет проходить взаимодействие. Как будут ставиться текущие задачи. Какие каналы связи у вас будут. Как и в какое время будут проходить планерки. Какие способы контроля исполнения у вас будут. Ежемесячные, еженедельные или даже ежедневные?
Многие понимают, что есть планерки, но не умеют их проводить. Также многие рестораторы не умеют взаимодействовать с директорами. В результате и у тех, и у других — бардак. Например, в течение дня вы можете позвонить несколько раз управляющему и озадачить его или ее новыми задачами. По факту — сбить запланированный день и график. Часто задачи вообще ставятся хаотично через разные каналы: по почте, устно при встрече, в ватсапе, в телеграме, записками, через третьих лиц. Как правило, эти каналы не контролируются, и часть задач теряется.

В результате у вас бардак. Все запутались. Вы сами можете забыть прежние задачи и думать только о том, что вам важно и интересно сегодня. А управляющему приходится разрываться между расписанными делами и вашими письмами, а то и пачками аудиофайлов в ватсапе.

Схема «умной» системной работы и взаимодействия вырабатывается не за один день. Это тема для нескольких статей или даже книги. Сейчас я просто описываю ключевые моменты, которые кажутся ерундой, но на самом деле именно из-за них у вас и у ваших управляющих происходит бардак. За один раз все не продумать и не решить. Возможно, вы только сейчас начнете ставить задачи систематизировано и детально, как это должно быть. Но вы должны начать это делать. 

Читайте также:

Конкуренция в ресторанном бизнесе: 5 способов выделяться на фоне остальных

Если по каким-то причинам вы не можете искать управляющего самостоятельно, можно обратиться в кадровое агентство. Есть специализированные агентства по HoReCa и индустрии гостеприимства, есть просто большие кадровые агентства. У всех свои плюсы и минусы. Преимущество агентств в том, что они могут сделать большой объем работы за вас, и отправлять к вам уже практически готовых кандидатов. Да, за это будет нужно платить. Поэтому, чтобы не было разочарований и было взаимопонимание, нужно заранее четко прописать обязанности.От уровня вашего бизнеса, от уровня ваших компетенций, от будущих обязанностей будет зависеть, кто к вам придет. Сколько ему платить, как контролировать его работу и исполнение обязанностей. Почему? Часто небольшому бизнесу нужен даже не управляющий, а хороший менеджер или менеджеры. Или администраторы. Можно назвать должность «руководитель смены» или «старший менеджер». Если бизнес небольшой, процессы понятны, прописаны параметры, созданы регламенты, то иногда хороший менеджер может справляться гораздо лучше, чем громкое название «Управляющий». К слову, и уровень зарплаты может быть ниже. Да и найти хорошего менеджера проще, чем управляющего. Ну и мое личное мнение — у менеджера или су-шефа всегда есть амбиции и желание роста. А вот у сложившегося управляющего или шеф-повара уже определенные галочки проставлены. У них другие задачи и личные цели.



Часто, когда обороты небольшие, нет четких ролей и сам собственник носится как угорелый с утра и до поздней ночи, взять сильного управляющего нельзя. Как быть?Многие опытные предприниматели нанимают ассистента. Вам нужен человек, который за достаточно небольшую оплату будет помогать наводить порядок в текущих делах. Которому в течение какого-то периода вы сможете передать всю повторяющуюся текучку — поиски, звонки, обсуждения. Такой человек может составлять расписание, считать какие-то деньги, проверять остатки, заказывать продукты, что-то закупать. И прочие мелкие задачи, которые занимают до 80% вашего времени.

Это должность не управляющего, соответственно большой зарплаты там не будет. Сюда можно нанять человека не из общепита. Что важно для ассистента:

1. Знание Word и Excel, хотя бы элементарное
2. Работа с электронной почтой
3. Навыки поиска и обработки информации, а также ее подачи
4. Доступность, мобильность
5. Большое желание расти и развиваться

Все. Тут не нужны годы работы, знание СанПиН и так далее. Это все приложится со временем. По сути вы нанимаете офис-менеджера или секретаря с адекватной зарплатой, которую вы можете позволить себе платить уверенно. Данный человек может контролировать исполнение ежедневных чек-листов, а потом и составлять эти чек-листы. Он может взаимодействовать с персоналом по множеству мелких вопросов, а вам подавать информацию в коротком понятном виде в нужное время. 

Как понять что ему делать? По тому же принципу, как и с любым другим сотрудником. В начале детально прописать все ваши задачи, ничего не забывая. Затем упорядочить написанное. Составить план действий, написать понятные и читаемые инструкции, чтобы они не допускали различного толкования. Плюс прописать обязательную ежедневную работу по новым задачам в течение дня.

Возможно, кто-то сильно удивится такому совету. Как так, ведь надо, чтобы человек знал общепит от и до. Но на практике у начинающих рестораторов иногда не бывает другого выбора. И нанять ассистента не так сложно, и менее затратно. На определенном этапе это во многом оптимизирует вашу работу. Многие рестораторы бегают как белка в колесе именно из-за всяких мелочей. И зачастую, нанимая управляющего, они ставят его в то же самое колесо.

Читайте также:

Создаем сайт ресторана. Советы новичкам

В данной статье я не ставил цель ознакомить вас с такими обязательными действиями как обзвон предыдущих работодателей, изучение резюме и так далее. Моя задача — научить вас мыслить более широко и детально, и в то же время — гибко. Управляющий, менеджеры, помощники, ассистенты, чек-листы, стандарты — это сильные рычаги для вашего бизнеса. Используйте эти рычаги по назначению и обдуманно.

Автор статьи — Пляскин Марк, консультант рестораторов. Сайт markchef.ru